Schimmelbehandeling van boeken en papier, gammastralen, schimmelbestrijding
Schimmel, bacteriŽn, zilvervisje, boekenworm, papierrestauratie, boekenrestauratie
BEHANDELING VAN SCHIMMEL,
BACTERIËN EN INSECTEN

Wat te doen bij een schimmeluitbraak in uw archief of bibliotheek?
Contacteer: info@papier-restauratie.be


Download hier de brochures met aanbevelingen en advies van het Algemeen Rijksarchief :

Behandeling van zilvervisjes, boekenworm, boekenluis en bacteriën
Insecten kunnen grote schade aanrichten aan uw collectie!

Contacteer ons voor het bestrijden van insecten in uw archief of bibliotheek.

schimmel behandeling
De larven van deze boktor (boekenworm) boren gaten door het papier en de boekplatten
boekenluis, insecten in boeken
tapijtkever
Restauratieatelier Dumarey
Stationsstraat 58
B-8460 Oudenburg
GSM 0497 90 19 42
info@papier-restauratie.be
BE 0781 283 233

schimmelprobleem in archief, beschimmelde banden
beschimmelde registers, beschimmeld archief
Disclaimer          Nl    |    Fr     |      www.boekenrestauratie.be   |      Gastenboek      |

schimmelbehandeling
schimmelbehanding
schimmelbehandeling
schimmelbehandeling
schimmelbehandeling
schimmelbehandeling
schimmelbehandeling
schimmelbehandeling
schimmelbehandeling
schimmelbehandeling
schimmelbehandeling
schimmelbehandeling
schimmelbehandeling
schimmelbehanding
schimmelbehandeling
schimmelbehandeling
schimmelbehandeling
schimmelbehandeling
gammastralen van schimmels en ongedierte
schimmelbehandeling
Leidraad voor het maken van een
intern calamiteitenplan voor archieven
Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs, 2002
Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven 1
2 Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven
Inhoudsopgave
Inleiding 5
Literatuur 8
Stap 1 Het aanstellen van een "crisismanager" die ten tijde van een calamiteit de
leiding heeft 13
Stap 2 Het uitvoeren van een risico-analyse om na te gaan tegen welke calamiteiten
men zich wenst te beschermen 13
Stap 3 Het maken van een overzicht van de inhoud van de archieven en op basis
hiervan het maken van een prioriteitenlijst 16
Stap 4 Het in kaart brengen en evalueren van bestaande preventieve voorzieningen en
maatregelen 16
Stap 5 Het maken van een lijst van personeelsleden en van externe organisaties,
die in geval van een calamiteit gewaarschuwd moeten worden 16
Stap 6 Het bepalen van de te gebruiken beschermingsmethoden 17
Stap 7 Het maken van plannen voor herstel van archieven 18
Stap 8 Het anticiperen op contacten met de media 18
Stap 9 Het schrijven van een calamiteitenplan voor archieven 18
Stap 10 Het opleiden van personeel 19
Stap 11 Het oefenen van het calamiteitenplan 19
Stap 12 Het evalueren van het calamiteitenplan voor archieven 20
Bijlage 1 Voorbeeld van het schrijven van een calamiteitenplan 23
Inleiding en doelstelling.
Hoofdstuk 1 Verantwoordelijkheden 23
Hoofdstuk 2 Reikwijdte van het plan 25
Hoofdstuk 3 Handelwijze bij calamiteiten 25
Bijlage 2Het bestrijden van een schimmelbesmetting 33
Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven 3
4 Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven
Inleiding
In februari 1995 werden veel instellingen in het rivierengebied in Limburg, Gelderland en Zuid-
Holland geconfronteerd met de acute dreiging van een archiefcalamiteit. Toen bleken niet alleen
kennis en ervaring tekort te schieten, maar bleek ook een organisatie met adequate hulpmiddelen
te ontbreken. Daarom werd door het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs
(LOPAI) besloten tot de instelling van een werkgroep risicobeheersing archieven. Deze werkgroep
kwam met een aantal aanbevelingen waaronder het opstellen van calamiteitenplannen voor
gemeenten en waterschappen die beschikken over een speciaal daartoe ingestelde archiefdienst,
alsmede voor de regiopolitie en instellingen op basis van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen
en voor de provinciale organen.
De voor u liggende leidraad is bestemd voor gemeenten, waterschappen, e.d. die niet beschikken
over een dergelijke dienst. Zij is tot stand gekomen in samenwerking tussen vertegenwoordigers
van de gemeenten Gaasterlán-Sleat en Wûnseradiel, de Regionale Brandweer Zuidwest-Friesland,
de Regiopolitie Friesland en de provinciale archiefinspectie Friesland en in latere instantie de provinciale
archiefinspecties van Zeeland, Limburg en Zuid-Holland. De vertegenwoordigers van
deze instanties hebben er naar gestreefd om zo duidelijk en volledig mogelijk te zijn bij het
opstellen van de leidraad. Opmerkingen en aanvullingen zijn uiteraard welkom en indien noodzakelijk
zal de leidraad hierop worden aangepast.
Als uitgangspunt voor deze leidraad hebben met name drie publicaties gediend, namelijk:
- Voor het kalf verdronken is; Handleiding voor het maken van een museaal calamiteitenplan
van het Centraal Laboratorium voor Onderzoek van Voorwerpen van Kunst en Wetenschap;
- Risicobeheersing voor archiefdiensten; Voorlopige aanbevelingen voor organisatie, preventie
en salvage van de hiervoor vermelde werkgroep risicobeheersing archieven;
- Concept-calamiteitenplan voor de collecties van het Algemeen Rijksarchief en de Koninklijke
Bibliotheek door I. van Leeuwen en B. Wassink.
Deze leidraad is bedoeld als richtlijn bij het opstellen van een calamiteitenplan voor alle archiefbescheiden
binnen uw organisatie, d.w.z. alle bescheiden, ongeacht hun vorm (digitaal, papier,
perkament of anderszins) die door gemeente of waterschap, etc. zijn ontvangen of opgemaakt. Dit
calamiteitenplan kan worden gebruikt bij minimaal brand-, water- en schimmelschade en diefstal.
De bescheiden kunnen als volgt worden onderverdeeld:
a. bescheiden die in beginsel dagelijks nodig zijn voor de bedrijfsvoering (het zgn. dynamisch
archief). In het algemeen zijn deze bescheiden niet ouder dan circa 5 jaar;
b. bescheiden die voor de bedrijfsvoering niet meer dagelijks moeten worden gebruikt, maar nog
wel van belang zijn om er op terug te kunnen vallen (het zgn. semi-statisch archief).
Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven 5
In het algemeen zijn deze bescheiden tussen circa 5 en 20 jaar oud;
c. bescheiden die primair niet meer van belang zijn voor de bedrijfsvoering, maar historische
waarde hebben gekregen (het zgn. statisch archief). In het algemeen zijn deze bescheiden ouder
dan 20 jaar en komen voor permanente bewaring in aanmerking.
De leidraad is geen organisatieoverzicht noch een waarschuwings- en afsprakensysteem voor het
adequaat kunnen optreden bij calamiteiten. Deze bevat dus ook geen concrete voorschriften en
procedures die voor iedere instelling direct toepasbaar zijn. Dit betekent dat elke lagere overheid
zelf haar eigen maatwerk zal moeten verzorgen in de vorm van een calamiteitenplan voor archieven.
Het verdient de voorkeur voor de uitwerking van dit plan aansluiting te zoeken bij de systematiek
van het gemeentelijk rampenplan, als bedoeld in de Wet Rampen en Zware Ongevallen.
Concreet zou dit kunnen inhouden de voorbereiding van een actiecentrum archieven. Geadviseerd
wordt daarover contact op te nemen met de ambtenaar rampenbestrijding van de gemeente. De
bemensing van het actiecentrum geschiedt uit de eigen organisatie.
Het actiecentrum wordt formeel aangestuurd door de gemeentesecretaris, die zitting heeft in de
gemeentelijke rampenstaf.
Dat het treffen van voorzieningen noodzakelijk is, illustreren de volgende voorbeelden van
(bijna-)archiefcalamiteiten.
 Eind jaren tachtig werd het Ryksargyf in Friesland geconfronteerd met een acute schimmelexplosie.
Deze was veroorzaakt doordat een besmet archief in een van de depots was
geplaatst.
 In 1990 kwam als gevolg van een volgelopen bouwput met water uit het Eindhovens Kanaal
het souterrain van het Nutsbedrijf Eindhoven onder water te staan. Hierin bevond zich het volledige
archief (600 meter).
 In 1992 werd brand gesticht in een hoop rommel bij de aanzuigopening van het klimaatsysteem
van het gemeentearchief te Amsterdam. De brandweer kon niet komen, omdat deze
bezig was met het blussen van de brand in en om de neergestorte Boeing van El AL op een
flat in de Bijlmermeer. Hieruit blijkt dat de brandweer en in het algemeen iedere rampenorganisatie
uiteraard absolute prioriteit geeft aan humanitaire hulpverlening.
 In 1995 werd bij de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) in Winschoten een aantal daar op
bewerking wachtende (Friese) archieven beschadigd door waterschade als gevolg van een
lekkend dak.
 Ook in 1995 werden veel instellingen in het rivierengebied door extreem hoge waterstanden
geconfronteerd met een dreigende archiefcalamiteit op grote schaal. Als gevolg hiervan
moesten alle archieven van het streekarchivariaat Bommelerwaard in Zaltbommel worden
geëvacueerd naar 's-Hertogenbosch.
6 Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven
 In datzelfde jaar werd bij enkele archiefdiensten in de Randstad geconstateerd dat een bezoeker
een aantal archiefbescheiden had ontvreemd.
 In 1996 kwam als gevolg van een gesprongen waterleiding een groot deel van het Tweede
Kamergebouw in Den Haag onder water te staan, waaronder de archiefkelder. Gevolg: vele
kamerstukken raakten beschadigd.
 Ook in dat jaar werd uit het kantoor van het Landelijk Recherche Team (LRT) een aantal diskettes
met vertrouwelijke informatie ontvreemd. Het bleek dat de beveiliging onvoldoende
was.
 In 1999 ontstond in het Limburgse Susteren als gevolg van hevige regenval in de gemeentelijke
archiefbewaarplaats, tevens archiefruimte, een omvangrijke schade. Onder begeleiding
van de provinciale archiefinspectie werd een reddingsoperatie gestart. De totaalkosten van
deze calamiteit werden geschat op f 510.000,- afgezien nog van de kosten van de verbetering
van de archiefbewaarplaats à raison van f 450.000,-. De gemeente was niet verzekerd.
 Eveneens niet zo lang geleden hebben in Pekela en Zutphen onopgemerkte defecten aan de
klimaatbeheersing er toe geleid dat archieven met schimmel besmet werden.
 Ook de recente vuurwerkramp in Enschede en de cafébrand in Volendam bevestigen nut en
noodzaak van een goede documentatie en archivering van relevante bescheiden.
Om tot een verantwoord plan te komen is een aantal stappen noodzakelijk die voornamelijk
gericht zijn op het voorkomen van schade. Deze stappen zijn achtereenvolgens:
Stap 1. Het aanstellen van een "crisismanager" (hoofd actiecentrum archieven) die ten tijde van
een calamiteit de leiding heeft;
Stap 2. Het uitvoeren van een risico-analyse om na te gaan tegen welke calamiteiten men zich
wenst te beschermen;
Stap 3. Het maken van een overzicht van de inhoud van de archieven en op basis hiervan het
maken van een prioriteitenlijst;
Stap 4. Het in kaart brengen en evalueren van bestaande preventieve voorzieningen en maatregelen;
Stap 5. Het maken van een lijst van personeelsleden en van externe organisaties die in geval van
een calamiteit gewaarschuwd moeten worden;
Stap 6. Het bepalen van de te gebruiken beschermingsmethoden;
Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven 7
Stap 7. Het maken van plannen voor herstel van archieven;
Stap 8. Het anticiperen op contacten met de media;
Stap 9. Het schrijven van een calamiteitenplan voor archieven;
Stap 10. Het opleiden van het personeel;
Stap 11. Het oefenen van het calamiteitenplan voor archieven;
Stap 12. Het evalueren van het calamiteitenplan voor archieven.
Hierna wordt per stap aangeven welke voorzieningen getroffen moeten worden. Aangezien schimmelbesmetting
de meest voorkomende calamiteit in archieven is, is er voor gekozen de in dat
geval te volgen procedure uitgebreid te behandelen (zie bijlage 2).
Aanbevolen wordt bij deze werkzaamheden ook de hieronder vermelde literatuur te raadplegen.
Literatuur
Adam, H.B.N.B. ea., Risicobeheersing voor archiefdiensten; voorlopige aanbevelingen voor organisatie,
preventie en salvage, zonder plaats, 1995
Bedrijfshulpverlening totaal, theorie & praktijk, Alphen aan den Rijn, 1996
Brandbeveiligingsconcept, gebouwen met een publieksfunctie. Ministerie van Binnenlandse
Zaken, Directie Brandweer en Rampenbestrijding, Afdeling Preventiebeleid, Den Haag, 1995
Brokerhof, A.W., Zanen, B. van en Teuling, A.J. den, Pluis in huis. Geïntegreerde bestrijding van
schimmels in archieven, Amsterdam 1999.
Bruin, G. de (e.a.), Depothygiëne en schimmelbestrijding, in: Archiefbeheer in de Praktijk, hoofdstuk
5055, Houten, 1987, laatstelijk gewijzigd 1996
Buylinckx, J.J.A., Van evacuatie zonder rampenplan naar risicobeheersing, in: Nieuws van
Archieven, nulnummer, augustus 1996
8 Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven
Calamiteitenkalender en Waterschade wat nu? Eerste conserverende Maatregelen.
Instituut Collectie Nederland, 1999
Kemp, J., Vriesdrogen van fotografische materialen, een rapport, mei 1995 (getypt)
Kölker, A.J., Vriesdrogen technisch archiefbestand, in: Overheidsdocumentatie 11 (1985)
Leeuwen, I. van (e.a.), Concept-calamiteitenplan Koninklijke Bibliotheek en Algemeen
Rijksarchief, Den Haag, 1995
Margry, P.J. (red.) Voorschriften Archiefruimten, Landelijk Overleg van Provinciale
Archiefinspecteurs (LOPAI), 's-Hertogenbosch, 1991, laatstelijk gewijzigd 1995
Meijer, A.C. (e.a.), Het vacuümvriesdrogen van grote hoeveelheden natte boeken in Zeeland, in:
Open 17(1985)3
Mosk-Stoets, L.H., Voor het kalf verdronken is, handleiding voor het maken van een museaal
calamiteitenplan. Centraal Laboratorium, informatie nr. 10, Amsterdam, 1992
Most, P. van der (e.a.),Schade-atlas archiefmateriaal voor 1800, Den Haag, 1991
Ommeren, H.R. van., Over het vriesdrogen -niet vacuümvriesdrogen- van natte archiefstukken, in:
Archiefperspectief, Bulletin van de gezamenlijke provinciale archiefinspecteurs in Nederland,
nummer 2, 1987
Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen 2001
Richtlijnen waterschade. Uitgebracht door restauratie-atelier de Tiendschuur, Tilburg, januari 1998
Roelofs, W.G.Th. (red), Museale calamiteiten en calamiteitenplanning. Centraal Laboratoriuminformatie
nr. 20, Amsterdam, 1992
Teuling, A.J.M. den, Calamiteiten. Wegwijzer bij (water-)schade in archieven en bibliotheken en
het opstellen van een rampenplan, in: Archiefbeheer in de Praktijk, hoofdstuk 5050, Houten,
1987, laatstelijk gewijzigd 1996.
Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven 9
10 Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven
Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven 11
Stapsgewijs
Watersnood in het archief van Susteren
Foto: Gemeente Susteren
12 Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven
HET STAPPENPLAN
Stap 1 Het aanstellen van een "crisismanager" (hoofd gemeentelijk actiecentrum) die ten
tijde van een calamiteit de leiding heeft
Als zich een calamiteit voordoet zal er iemand als "crisismanager" (of diens vervanger) met de
leiding moeten worden belast, die over bepaalde kennis en vaardigheden beschikt. In de eerste
plaats dient deze persoon op de hoogte te zijn van specifieke aspecten als veiligheid en beveiliging
en daarnaast ook te beschikken over kennis van en inzicht in de administratieve en cultuurhistorische
waarde van archieven. Bij een archiefdienst zal dit in de meeste gevallen de archivaris
zijn. Bij instellingen die niet beschikken over een eigen archiefdienst kunt u hierbij denken aan
het hoofd van het organisatie-onderdeel dat is belast met het archiefbeheer. Uiteraard geldt dit
laatste ook voor instellingen die nog niet overgebrachte archieven beheren. Voorbeelden hiervan
zijn departementen en provincies. De crisismanager moet schriftelijk worden aangesteld door het
management van elke organisatie. In die schriftelijke verklaring moeten de verantwoordelijkheden
en beslissingsbevoegdheden worden vastgelegd.
Stap 2 Het uitvoeren van een risico-analyse om na te gaan tegen welke calamiteiten men
zich wenst te beschermen
Hoe kunt u nu bepalen tegen welke risico's u de archieven moet beschermen? In de eerste plaats
is het van belang goede, volledige en betrouwbare informatie te verzamelen. Stel, er dreigt een
overstroming. Dan is het zaak dat u weet hoe hoog uw gebouw ligt, wat de prognoses van de te
verwachten waterstand zijn als een dijk mocht doorbreken. Het verdient aanbeveling om in voorkomende
gevallen een en ander met het waterschap en zijn calamiteitenplan af te stemmen. Om
een goede risico-analyse uit te voeren kunt u onderstaande risicokaart gebruiken. Hierin wordt
onderscheid gemaakt in mogelijke risico's van buitenaf en van binnen het gebouw.
Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven 13
14 Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven
Kolom 1 Kolom 2 Kolom 3 Kolom 4 Kolom 5
Potentieel risico Historie Kans Kritiek Risicoanalyse
Risico's van buitenaf
* Aardbeving
* Bommelding
* Brand
* Diefstal
* Milieuramp
* Storing energievoorziening
* Storm
* Vandalisme
* Waterschade (veroorzaakt door
dijkdoorbraak, hoogwaterstand,
lekkage, leidingbreuk, rioolverstopping,
brandblussing etc.)
Risico's binnen het gebouw
* Achterstallig onderhoud, risico
van condensvorming (met
schimmel als gevolg)
* Bommelding
* Brand
* Diefstal
* Ongelukken van personeel of
bezoekers
* Overval
* Storing energievoorziening
* Vandalisme
* Waterschade (veroorzaakt door
dijkdoorbraak, hoogwaterstand,
lekkage, leidingbreuk, rioolverstopping,
brandblussing etc.)
* Werkzaamheden
Bij historie vult u in de ervaring die u heeft gehad met één van de potentiële risico's. Dit kan als
volgt. Deze calamiteit heeft zich nog nooit voorgedaan. U vult een 0 (nul) in. Deze calamiteit is
een of twee keer voorgekomen, maar de schade was gering en de problemen waren zonder hulp
op te lossen. U vult een 1 in. Als de calamiteit zich minder dan vier maal heeft voorgedaan, de
schade gering was en u de problemen ook hier zelf kon oplossen vult u een 2 in. Een 3 moet u
invullen als een calamiteit meer dan drie keer is voorgekomen en de schade groot is, maar beperkt
tot enkele archiefbescheiden. Als een calamiteit meer dan drie keer is voorgekomen, de schade
groot is, de problemen niet meer alleen zijn op te lossen en de kosten zeer hoog zijn, vult u een 4
in. Als u een 5 moet invullen betekent dit dat de calamiteit meer dan drie keer is voorgekomen.
De schade is zeer groot of uitgebreid en de problemen zijn ingewikkeld. Bovendien zijn de kosten
niet of nauwelijks op te brengen en is meer hulp nodig dan kon worden gegeven.
In de derde kolom (kans) wordt de waarschijnlijkheid aangetekend dat een bepaalde calamiteit
zich werkelijk voordoet. Dit kan als volgt worden bepaald:
0 = onwaarschijnlijk kleine kans dat dit soort calamiteiten zich onder deze omstandigheden
voordoet;
1 = zeer kleine kans, moeilijk te bepalen met de huidige gegevens;
2 = kleine kans;
3 = redelijke kans (meer dan 50%);
4 = grote kans;
5 = bijna zeker dat dit soort calamiteit onder deze omstandigheden in de nabije toekomst gebeurt.
Hoe hachelijk het is voor het functioneren van de instelling, als een bepaalde calamiteit zou
gebeuren, noteert u in kolom 4. Als dit niet van toepassing is, noteert u een 0 (nul) (= score 0 in
kolom 3). Verder,
1 = geen effect,
2 = betrekkelijk onbelangrijk,
3 = ernstig,
4 = zeer ernstig
5 = fataal.
In de vijfde kolom tenslotte noteert u het rangnummer, dat is toegekend aan de verschillende soorten
risico's. Dit doet u voornamelijk op basis van de derde en vierde kolom.
Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven 15
Stap 3 Het maken van een overzicht van de inhoud van de archieven en op basis hiervan
het maken van een prioriteitenlijst
Nu u de potentiële risico's in kaart heeft gebracht moet u op basis van het archievenoverzicht gaan
bepalen welke archiefbescheiden u wilt beschermen. U kunt dus gebruik maken van het overzicht
dat u heeft gemaakt bij het depotmanagement Uiteraard kunt u niet alle archiefbescheiden
dezelfde prioriteit geven. Daarom kunnen zij worden onderverdeeld in drie categorieën. In de eerste
categorie worden archiefbescheiden opgenomen die zowel vanuit administratief als uit cultuurhistorisch
oogpunt koste wat het kost beschermd moeten worden. In de tweede categorie neemt u
archiefbescheiden op, die dezelfde waarde hebben als die in de eerste. Het verlies ervan is betreurenswaardig,
maar niet catastrofaal en zij zijn eventueel vervangbaar. De laatste categorie bevat
archiefbescheiden die weinig waarde hebben en eventueel gemakkelijk te vervangen zijn.
Overleg bij deze stap altijd met deskundigen. Hierbij kunt u denken aan beleidsambtenaren, de
provinciale archiefinspecteur, geschiedkundigen en medewerkers van archiefdiensten.
Stap 4 Het in kaart brengen en evalueren van bestaande preventieve voorzieningen en
maatregelen
Het is duidelijk dat het treffen van goede voorzieningen aan archiefruimten en archiefbewaarplaatsen
een eerste vereiste is om calamiteiten te voorkomen. Ga daarom na in hoeverre deze ruimten
binnen uw organisatie aan de daaraan te stellen eisen voldoen. Uitgangspunt is de Regeling ex
artikel 13 van het Archiefbesluit, waarop de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en
archiefbewaarplaatsen is gebaseerd (zie ook de literatuuropgave). Met behulp van deze
ministeriële regeling brengt u relatief eenvoudig in kaart waar potentiële gevaren schuilen.
Stap 5 Het maken van een lijst van personeelsleden en van externe organisaties die in geval
van een calamiteit gewaarschuwd moeten worden
Bij een grote calamiteit is het absoluut noodzakelijk dat u de juiste personen en organisaties snel
kunt bereiken. Daarom is het essentieel dat u een lijst opstelt met vermelding van adres, telefoonen
faxnummer. Wie moeten er in elk geval op die lijst staan? In de eerste plaats de namen van uw
directe collega's. Ten tweede de brandweer en de politie. Zie daarom ook het gemeentelijk rampenplan.
Ook instanties in de buurt, waar u uw archieven heen kunt brengen, moeten worden
genoemd. Verder de Verzekeraarshulpdienst BV (Stichting Salvage) in Apeldoorn en het bureau
coördinatie expertise (http://bce.schadeexpertise.nl) en erkende schoonmaakbedrijven die zijn
gespecialiseerd in het schoonmaken van archiefruimten- en bewaarplaatsen.
16 Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven
Ook restauratieateliers neemt u in de lijst op, evenals verhuisbedrijven en vriesveembedrijven.
Zijn daar zgn. waakvlam-overeenkomsten mee afgesloten? Verhuisbedrijven (met koelwagens bij
de noodzaak tot vriesdrogen) uiteraard om de archiefbescheiden naar instanties in de buurt te
brengen, maar als de archiefbescheiden nat zijn naar vriesveembedrijven. Daar worden zij ingevroren
en vervolgens gesublimeerd (ontdooid zonder dat de archiefbescheiden nat worden). Tot
slot mag ook de provinciale archiefinspectie niet op de lijst ontbreken.
Goede afspraken ten aanzien van de registratie van de te vervoeren bestanden zijn onontbeerlijk:
wat gaat waarheen.
Stap 6 Het bepalen van de te gebruiken beschermingsmethoden
De keuze van de te gebruiken beschermingsmethoden is afhankelijk van een aantal factoren. In de
eerste plaats de grootte van het gevaar waaraan de archieven blootstaan. Een tweede factor is de
waarde van de archieven, die u heeft vastgelegd in de prioriteitenlijst. In de derde plaats is het van
belang dat u beoordeelt in welke mate de archieven op dit moment zijn beschermd. Is het gebouw
waarin zij zijn opgeslagen voldoende of bieden archiefdozen voldoende bescherming. Een belangrijke
factor is ook de huidige fysieke aard van de archieven. Verder de situatie waarin de archiefbescheiden
op een bepaald moment verkeren. Het kan zijn dat zij worden tentoongesteld, zijn uitgeleend
of anderszins. De laatste factor om te bepalen welke beschermingsmethoden u moet
gebruiken, heeft betrekking op de middelen die u tot uw beschikking heeft om de archiefbescheiden
te beschermen. Deze factor speelt een rol bij de methoden die er bestaan om archieven te
beschermen tegen calamiteiten.
Deze methoden zijn:
a. bescherming en versterking van het gebouw;
b. bescherming op de plaats van de objecten;
c. verplaatsing;
d. evacuatie;
e. vervanging.
In de praktijk blijkt dat evacuatie vaak de beste methode is die u kunt toepassen. Bovendien is het
vaak ook de enige mogelijkheid. Belangrijk hierbij is dat u van te voren bepaalde zaken heeft
geregeld. Zo zal er verpakkingsmateriaal aanwezig moeten zijn voor de te evacueren archieven.
Ook moet het transport geregeld zijn. Als dit tijdens de calamiteit nog moet gebeuren kan het vaak
te laat zijn. Archiefmateriaal dat bijvoorbeeld nat is geworden, moet binnen een paar uur nadat de
calamiteit zich heeft voorgedaan ingevroren worden. Stel dus een gedetailleerd ontruimingsplan
op waarin de volgende zaken in elk geval zijn geregeld: waakvlam-overeenkomsten met verhuizers
(die over koelwagens beschikken) en vriesveembedrijven, een actuele prioriteitenlijst, een
Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven 17
goede pakmethode, afspraken over het transport en een regeling voor de beveiliging en conservering
van de archieven.
Het gevolg van de calamiteit kan zijn dat ook niet nat geworden archieven naar elders gebracht
dienen te worden. In een dergelijk geval is het raadzaam om met naburige gemeenten e.d. goede
afspraken te maken over het eventueel tijdelijk opslaan van deze archiefbestanden in hun archiefruimte/
bewaarplaats. Het afsluiten van een reconstructieverzekering als preventieve maatregel
behoort hier ook toe. Deze verzekering is bedoeld om de kosten te dekken van het opnieuw verzamelen
en vastleggen van verloren gegane of onvolledige gegevens op de wijze als voor de calamiteit
gebruikelijk was.
Stap 7 Het maken van plannen voor herstel van archieven
Om na de calamiteit snel aan de slag te kunnen moet er vooraf ook een herstelplan worden
gemaakt. Dit betekent in de eerste plaats dat het noodzakelijk is afspraken te maken over de plaats
waar de noodmaterialen liggen. Het is uiteraard niet logisch deze bij de archiefbescheiden zelf op
te slaan! U kunt bijvoorbeeld contact opnemen met organisaties bij u in de buurt waar ook archieven
worden bewaard. Bij noodzakelijke noodmaterialen valt te denken aan een calamiteitenset
met stiften, etiketten, papier etc, opvouwbare plastic kratten, verhuisdozen, steekkarren, zaklantaarns,
emmers, dweilen, waterzuigers en pompen.
Stap 8 Het anticiperen op contacten met de media
Het verdient de voorkeur de lijn te volgen, zoals die op dit punt is omschreven in het gemeentelijk
rampenplan.
Stap 9 Het schrijven van een calamiteitenplan (zie bijlage 1)
De hiervoor genoemde aspecten komen uiteindelijk samen in het calamiteitenplan. Dit bestaat uit
een inleiding, drie hoofdstukken en een aantal bijlagen. In de inleiding beschrijft u het doel van
het plan. In de meeste gevallen luidt dit doel: het voorkomen en beperken van schade tijdens een
noodsituatie, waarbij archieven beschadigd of verloren dreigen te gaan. Ook is het aan te bevelen
om een calamiteit uit de praktijk te noemen. In hoofdstuk 1 worden de verantwoordelijkheden
geregeld. Wie is verantwoordelijk en welke preventieve werkzaamheden moet worden uitgevoerd?
In hoofdstuk 2 wordt de reikwijdte van het plan beschreven. Geldt het plan voor alle archieven, of
alleen voor die welke in een archiefbewaarplaats berusten? Worden in dit traject ook digitale
18 Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven
gegevensbestanden meegenomen? Hoofdstuk 3 beschrijft concreet de handelwijze per calamiteit
(bij brand, na de brand, bij waterschade, bij verdenking van diefstal. Tot slot neemt u de volgende
bijlagen op:
- een organisatieschema, waarin duidelijk is vastgelegd wie welke taak,
verantwoordelijkheid en bevoegdheid heeft;
- de prioriteitenlijst van de te evacueren archiefbescheiden;
- een lijst van personen en organisaties die gewaarschuwd moeten worden;
- een lijst van benodigde noodmaterialen;
- een logboek, waarin bijgehouden wordt wanneer welke werkzaamheden zijn
verricht. Deze informatie kan ook worden gebruikt als er voorlichting
moet worden gegeven aan de media. Het logboek is ook een belangrijk
hulpmiddel voor de evaluatie van de calamiteit (zie stap 12).
Stap 10 Het opleiden van personeel
Het trainen van personeel heeft tot doel dat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht
wanneer zich een calamiteit voordoet. Uitgangspunt daarbij is dat helder omschreven is wat ieders
verantwoordelijkheden zijn. Wie is bijvoorbeeld belast met het inpakken van de beschadigde
archiefbescheiden of wie houdt het logboek bij? Tot slot, iedereen moet beschikken over de juiste
vaardigheden om de te verrichten taken goed uit te voeren. Een richtlijn hierbij is: hoe minder de
verantwoordelijkheid, hoe korter de instructie. Aangezien er meerdere partijen bij de calamiteit
betrokken zijn, is het noodzakelijk de training gezamenlijk uit te voeren.
Stap 11 Het oefenen van het calamiteitenplan
Door de brandweer worden regelmatig oefeningen gehouden om plannen en procedures te testen.
Wellicht heeft u het binnen uw eigen organisatie wel eens meegemaakt dat het hele gebouw werd
ontruimd. Bij zo'n ontruiming kan ook het opgestelde calamiteitenplan voor archieven mee worden
genomen of zelfs centraal staan. Het testen van het plan heeft een aantal functies. In de eerste
plaats maakt het duidelijk waarmee in het plan rekening moet worden gehouden. In de tweede
plaats krijgen het personeel en de overige organisaties een helder beeld van wat er bij een echte
calamiteit zou kunnen gebeuren. Tenslotte, het oefenen van een archiefcalamiteit leidt ongetwijfeld
tot het verbeteren van het plan.
Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven 19
Stap 12 Het evalueren van het calamiteitenplan
Na afloop van de calamiteit wordt uiteraard geëvalueerd. Welke zaken verliepen naar wens, welke
minder? Deze evaluatie leidt er ongetwijfeld toe dat het calamiteitenplan moet worden aangepast.
Ook hier wordt aangesloten bij de systematiek van het gemeentelijk rampenplan.
20 Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven
Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven 21
Bijlage 1
Voorbeeld van het schrijven van een calamiteitenplan
Archiefkasten na de brand bij recreatieschap
De Brielse Maas (1998)
Foto: Groenservice Zuid-Holland
22 Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven
Bijlage 1.
Voorbeeld van het schrijven van een calamiteitenplan (zie stap 9).
Hoewel er geen standaardmodel bestaat voor een calamiteitenplan kan in de praktijk volstaan
worden met een inleiding, drie hoofdstukken en een aantal bijlagen. Hierna is een model opgenomen
dat voor dit doel gebruikt kan worden.
Inleiding en doelstelling
In februari 1995 werden vele instellingen in het rivierengebied in Limburg, Gelderland en Zuid-
Holland geconfronteerd met de acute dreiging van een archiefcalamiteit. Toen bleken niet alleen
kennis en ervaring tekort te schieten, maar ook een organisatie met adequate hulpmiddelen bleek
te ontbreken. Daarom werd door het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs
(LOPAI) besloten tot instelling van een werkgroep risicobeheersing archieven. Deze werkgroep
kwam met een aantal aanbevelingen waaronder het opstellen van calamiteitenplannen voor
gemeenten die beschikken over een speciaal daartoe ingestelde archiefdienst.
Dit calamiteitenplan heeft tot doel het voorkomen en beperken van schade tijdens een noodsituatie
waarbij archieven beschadigd of verloren dreigen te gaan. Het is uitdrukkelijk niet bedoeld om de
bureaucratie te vergroten!
De opbouw van dit calamiteitenplan is als volgt:
In hoofdstuk 1 staat aangegeven wie politiek en wie ambtelijk verantwoordelijk is (met plaatsvervanger)
voor het maken, invoeren en actualiseren van het plan. Ook staat met name genoemd wie
onder welke omstandigheden beslist of het plan zal worden uitgevoerd en wie de noodoperaties
coördineert. Tenslotte staat hierin beschreven welke preventieve maatregelen getroffen dienen te
worden;
In hoofdstuk 2 is vermeld op welk soort archieven dit plan betrekking heeft;
In hoofdstuk 3 wordt per calamiteit aangegeven welke procedures gevolgd moeten worden.
Het geheel wordt besloten met een aantal bijlagen.
Hoofdstuk 1 Verantwoordelijkheden
1. Het college van Burgemeester en Wethouders is op grond van de Archiefwet 1995 belast met
de zorg voor zijn archieven. Voor het feitelijk archiefbeheer is de gemeentesecretaris verantwoordelijk.
Organisatorisch vallen de archieven onder (het organisatieonderdeel dat als zodanig
met het archiefbeheer is belast). Dit is ook voor overige lagere overheden geregeld.
Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven 23
2. (Het hoofd van het organisatieonderdeel dat als zodanig met archiefbeheer is belast) is verantwoordelijk
voor het maken, invoeren en tenminste één maal per (twee) jaar actualiseren van
dit calamiteitenplan. Als zijn/haar plaatsvervang(st)er treedt op ..........
3. In geval van een calamiteit beslist (het hoofd van het organisatieonderdeel dat als zodanig met
archiefbeheer is belast, of indien niet aanwezig zijn/haar plaatsvervang(st)er) of het plan wordt
uitgevoerd). Hij/zij coördineert de noodoperaties;
4. Indien naar het oordeel van (het hoofd van het organisatieonderdeel dat als zodanig met
archiefbeheer is belast) noodzakelijk stelt hij/zij een actiecentrum archieven in waarin personen
zitting hebben die specifieke kennis hebben op veiligheids-, beveiligings- en archiefgebied.
(Het hoofd van het organisatieonderdeel dat als zodanig met archiefbeheer is belast) verricht ter
preventie de volgende werkzaamheden:
a. het maken van een organisatieschema waarbij wordt vastgelegd wie welke
taak, verantwoordelijkheid en bevoegdheid heeft bij een calamiteit
b. het uitvoeren van een risico-analyse om na te gaan tegen welke
calamiteiten men zich wenst te beschermen, zoals vermeld in stap 2
c. het maken van een overzicht van de inhoud van de archieven en op basis
hiervan het maken van een prioriteitenlijst, zoals vermeld in stap 3
d. het in kaart brengen en evalueren van bestaande preventieve voorzieningen
en maatregelen, zoals vermeld in stap 3. Daartoe hoort uitdrukkelijk het bekend maken
van het calamiteitenplan, het zorgen voor een adequaat sleutelbeheer, het kunnen claimen
van andere ruimten in het gebouw voor tijdelijke opslag van te verplaatsen
archiefbestanden, de afspraken met naburige gemeenten, etc.
e. het leggen van contacten met externe organisaties, zoals vermeld in stap 5
f. het bepalen van de te gebruiken beschermingsmethoden, zoals vermeld in stap 6
g. het maken van plannen voor herstel van archieven, zoals vermeld in stap 7
h. het anticiperen op contacten met de media, zoals vermeld in stap 8
i. het schrijven van een calamiteitenplan voor archieven, zoals vermeld in stap 9
j. het opleiden van het personeel, zoals vermeld in stap 10
k. het oefenen van het calamiteitenplan voor archieven, zoals vermeld in stap 11
1. het evalueren van het calamiteitenplan voo archieven, zoals vermeld in stap 12
24 Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven
Hoofdstuk 2 Reikwijdte van het plan
Het plan heeft betrekking op alle archiefbescheiden binnen de organisatie d.w.z. alle bescheiden,
ongeacht hun vorm (digitaal, papier, perkament of anderszins) die door de gemeente zijn ontvangen
of opgemaakt.
Het betreft:
a. bescheiden die in beginsel dagelijks nodig zijn voor de bedrijfsvoering (het zgn. dynamisch
archief). In het algemeen betreft dit bescheiden niet ouder dan ca. vijf jaar;
b. bescheiden die voor de bedrijfsvoering niet meer dagelijks moeten worden gebruikt, maar nog
wel van belang zijn om er op terug te kunnen vallen (het zgn. semi-statisch archief).
In het algemeen betreft dit bescheiden tussen de ca. vijf en twintig jaar oud;
c. bescheiden die primair niet meer van belang voor de bedrijfsvoering maar cultuurhistorische
waarde hebben gekregen (het zg. statisch archief). In het algemeen betreft dit bescheiden die
ouder zijn dan twintig jaar en voor permanente bewaring in aanmerking komen.
Hoofdstuk 3 Handelwijze bij calamiteiten
HANDELWIJZE BIJ BRAND (in afstemming met de lokale c.q. regionale brandweer)
1. Sla glas brandmelder in
2. Bel alarmnummer. Geef locatie en aard van de brand
3. Breng in gevaar verkerende personen in veiligheid
4. Sluit ramen, deuren (ook van de archiefbewaarplaats!) en archiefkasten;
schakel het ventilatiesysteem uit
5. Probeer te blussen; gebruik geen poeder of schuim bij papier
6. In werking zijnde electrische apparaten niet met water blussen
Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven 25
7. Gebruik nooit de lift; regel vervoer van gehandicapten in het gebouw
8. Telefoneer zo weinig mogelijk
9. Volg orders van de brandweer en de bedrijfshulpverleners op
10. Blijf op uw afdeling zolang het verantwoord is
11. Maak waar mogelijk foto's of video-opnames .
HANDELWIJZE NA BRAND
1. Neem, nadat de brandweer de plek heeft vrijgegeven, de situatie ter plekke op. Let hierbij op
het omvallen/instorten van kasten en obstakels
2. Indien het een kleine brand betreft waarbij vandalisme de oorzaak kan zijn, niet opruimen
voordat de politie de zaak heeft kunnen onderzoeken
3. Waarschuw de personen en instanties zoals vermeld in stap 5
4. Verminder rook en stank door te ventileren via ramen en deuren, niet via het kokersysteem
5. Zorg ervoor dat roet zich niet verspreidt naar andere nog schone delen van het gebouw
6. Raak beroete materialen niet aan; na aanraking is roet vaak niet te verwijderen
7. Zorg ervoor dat er veilig kan worden gewerkt in de ruimte. Draag zonodig stof- of gasmaskers
en beschermende kleding
8. Verwijder met stofzuigers zoveel mogelijk roet uit de ruimte en van de archiefbescheiden
26 Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven
9. Haal het verbrand (of gedeeltelijk verbrand) materiaal weg uit de betreffende ruimte en breng
het naar een schone inpakruimte. Neem hierbij de volgende zaken in acht:
 Volg aanwijzingen van de brandweer en/of andere autoriteiten op
 Plak de voorbedrukte etiketten op de kratten waarin de archiefbescheiden worden
opgeborgen
 Registreer de te evacueren archiefbescheiden aan de hand van de prioriteiten-registratielijst
volgens bijlage 2
 Houd een logboek bij zoals vermeld in stap 9
 Pak de kratten niet te vol en volgens de goede pakmethode (zware boeken plat en met de
rug naar beneden)
 Houd beroet en niet-beroet materiaal van elkaar gescheiden
 Reinig en herverpak droog beroet materiaal zelf
 Maak beroet en door waterschade nat geworden materiaal gereed om te laten invriezen en
vriesdrogen (zie verder de handelwijze bij waterschade)
 Op het oog niet aangeslagen archiefbescheiden kunnen wel beroet zijn, m.a.w. niet zichtbare
schade wil niet zeggen dat er geen schade is.
HANDELWIJZE BIJ WATERSCHADE
1. Meld de waterschade aan (het hoofd van het organisatieonderdeel waaronder de
archieven vallen)
2. Het hoofd van het organisatieonderdeel waaronder de archieven vallen neemt
de situatie ter plekke op
3. Waarschuw (overige) personen en instanties zoals vermeld in stap 5
4. Plaats bij lekkages zo mogelijk emmers en bakken om leidingwater op te vangen.
Dek stellingen en/of kasten af met plastic. Zet indien aanwezig de verwarming uit
5. Zorg ervoor dat geen extra schade ontstaat door het opspatten van water bij het lopen door
de ruimte en het schoonmaken
6. Probeer bij een (dreigende) overstroming het water buiten de archiefruimte(n)
te houden door middel van het dichten van deuren met behulp van tochtstrips,
siliconenkit, zandzakken etc.
Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven 27
7. Ter beoordeling van de crisismanager wordt de brandweer gewaarschuwd indien er meer
dan 10 cm water in de archiefruimte staat. Indien er minder dan 10 cm water in de archiefruimte
staat wordt dit verwijderd met behulp van de schoonmaakdienst en waterstofzuigers
8. Neem hierbij het volgende in acht. De ruimte moet onmiddellijk worden leeggepompt als de
calamiteit korter dan zes uur geleden plaatsvond, omdat dicht op elkaar gepakt papier dan nog
niet geheel is doorweekt. Wacht anders tot er transportmogelijkheden aanwezig zijn. Onder
water ontstaat geen schimmelgroei
9. Koel, ventileer en ontvochtig de ruimte om schimmelvorming tegen te gaan
10. Haal het nat (of gedeeltelijk nat) materiaal weg uit de betreffende ruimte en breng het naar
een schone inpakruimte. Neem hierbij het volgende in acht:
 Volg aanwijzingen brandweer en/of andere autoriteiten op
 Geef voorrang aan half nat materiaal, omdat de kans op een schimmelexplosie hierbij het
grootst is
 Plak de voorbedrukte etiketten op de kratten waarin de archiefbescheiden worden
opgeborgen
 Registreer de te evacueren archiefbescheiden aan de hand van de prioriteiten-/ registratielijst,
zoals vermeld in stap 3
 Houd een logboek bij, zoals vermeld in stap 9
 Pak de kratten niet te vol en volgens de goede pakmethode (zware boeken plat en met de
rug naar beneden)
 Houd nat en vochtig of droog materiaal van elkaar gescheiden
 Herverpak droog materiaal zelf
 Open natte archiefmaterialen (dozen, omslagen e.d.) niet. Nat papier scheurt namelijk
zeer snel
 Leg tussen nat materiaal plastic om te voorkomen dat het aan elkaar vastvriest
 Houd leren en perkamenten banden apart.
28 Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven
HANDELWIJZE BIJ SCHIMMELSCHADE
1. Waarschuw de betrokken instanties en personen
2. Trek handschoenen, eventueel beschermdende kleding en een fijn stofmasker aan
3. Zorg er voor dat schimmel zich niet naar schone delen van het gebouw kan verplaatsen
4. Scheid beschimmeld en niet-beschimmeld materiaal van elkaar
5. Zorg ervoor dat nat of vochtig materiaal zo snel mogelijk wordt gedroogd of als dit niet
mogelijk is ingevroren
6. Vries beschimmeld materiaal ook in. Vervolgens vriesdrogen en ontsmetten volgens de
volgende methode:
 Bij minder kwetsbare archiefstukken: gebruik een stofzuiger van het merk Numatic waarvan
de borstel is bedekt met kaasdoek of linnen
 Bij in slechte conditie verkerende archiefstukken: gebruik een wondzuigvacuumpomp met
filter
 Laat deze werkzaamheden bij voorkeur over aan een restauratieatelier
 Pas gammastraling alleen in het uiterste geval toe, omdat de vezelsterkte van papier als
gevolg van eenmaal behandelen met 50% afneemt!
 Vervang beschimmelde archiefdozen en omslagen door nieuw zuurvrij materiaal dat voldoet
aan de standaardeisen van het Instituut Collectie Nederland te Amsterdam.
HANDELWIJZE BIJ VERDENKING VAN DIEFSTALALS BETROKKENE NOG IN
GEBOUW AANWEZIG IS
1. Licht een collega in die assistentie kan verlenen of inroepen
2. Blijf kalm en beleefd tegenover de bezoeker
3. Gebruik de naam van de bezoeker als hem of haar wordt uitgelegd wat de reden is om hem
(haar) te controleren
4. Handel de zaak zo discreet mogelijk af
Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven 29
5. Het contact moet in de eerste plaats zijn gericht op het veiligstellen van de archiefbescheiden
6. Waarschuw de politie en de provinciale archiefinspectie
7. Gebruik geen fysiek geweld.
HANDELWIJZE NA CONSTATERING VAN DIEFSTAL DOOR DERDEN VAN BUITEN
HET GEBOUW BUITEN DE OPENINGSTIJDEN
1. Waarschuw de politie en de provinciale archiefinspectie
2. Raak totdat de politie is gearriveerd geen voorwerpen meer aan.
3. Ga aan de hand van de bezoekersregistratieformulieren na wie archiefonderzoek hebben
verricht.
4. Volg de aanwijzingen van de politie op.
Bijlagen bij het calamiteitenplan
1. Organisatieschema.
Neem hierin een schema op van uw organisatie, waarin duidelijk is vastgelegd wie welke
taak, verantwoordelijkheid en bevoegdheid heeft bij een calamiteit.
2. Prioriteiten-/ registratielijst van te evacueren archieven.
Neem hier de lijst op die is opgesteld bij stap 3.
3. Verzendlijst annex lijst van personeelsleden en externe personen en instanties.
Neem hier de lijst op die is opgesteld bij stap 5.
4. Lijst van benodigde noodmaterialen.
Neem hier de lijst op die is opgesteld bij stap 7.
5. Logboek.
Neem hier een aantal lege vellen schrijfpapier op. Hierop wordt tijdens de calamiteit beschreven
op welk tijdstip, welke werkzaamheden zijn verricht en eventueel welke problemen zich
daarbij in de praktijk hebben voorgedaan. Deze aantekeningen dienen te worden gebruikt bij
het geven van voorlichting aan de media en bij de evaluatie van de calamiteit (zie ook de stappen
8 en 12).
30 Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven
Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven 31
Bijlage 2
Het bestrijden van een schimmelbesmetting
Schimmel in een archief van de gemeente Zevenaar (2001).
Foto: Provinciale Archiefinspectie Gelderland
32 Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven
BIJLAGE 2
Het bestrijden van een schimmelbestemming
In feite is een schimmelbesmetting ook een calamiteit. De praktijk wijst uit dat deze calamiteit
zich het meest voordoet. Daarom behandelen wij deze apart.
Het Algemeen Rijksarchief, het Instituut Collectie Nederland en het Landelijk Overleg van
Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) hebben de handen ineen geslagen om te komen tot een
stappenplan voor een geïntegreerde schimmelbestrijding. Dit is een strategie waarbij ernaar
gestreefd wordt het gebruik van schadelijke bestrijdingsmiddelen en -methoden tot een minimum
te beperken door het treffen van de juiste preventieve maatregelen en door het verantwoord
omgaan met de archiefbescheiden en andere collecties.
Het stappenplan is beschreven in het boekje "Pluis in huis" (mei 1999). Zie ook literatuuropgave.
Het is gericht op:
a. preventie (voorkomen van een voor schimmels aantrekkelijke omgeving)
b. controle (detecteren van de besmetting)
c. bestrijding (voorkomen van verspreiding en besmetting, en bestrijding van de besmetting).
Deze stappen worden hierna kort toegelicht. Na bestudering van deze paragraaf bent u in staat om
maatregelen te treffen ter voorkoming en bestrijding van een schimmelbesmetting.
PREVENTIE
De eerste stap die u moet nemen, is het voorkomen dat de omgeving aantrekkelijk wordt voor
schimmels. Dit kunt u in de eerste plaats doen door de Relatieve Vochtigheid (RV) beneden de
60% te houden en de temperatuur tussen de 16 en 18 graden Celsius. U kunt dit doorlopend meten
met een thermohygrograaf. Haarhygrometers mogen hiervoor niet worden gebruikt. Ook moet u
ervoor zorgen dat er voldoende ventilatie aanwezig is. Ideaal is als de lucht dag en nacht in beweging
is en tweemaal per etmaal gerecirculeerd wordt door het hele depot. Ook moet u ervoor zorgen
dat er in het depot plaatselijk geen afwijkende klimaatomstandigheden voorkomen. Dergelijke
microklimaten kunt u tegenkomen bij de buitenmuren, op plaatsen waar de luchtcirculatie onvoldoende
is en in dozen waarin de archiefbescheiden zijn verpakt. Om de luchtcirculatie optimaal te
laten functioneren moeten archiefstellingen en -kasten lost staan van de wanden, 20 cm van de
vloer en 30 cm van het plafond. Verder moet het depot regelmatig (minimaal eenmaal per kwartaal)
schoon en stofvrij worden gemaakt. Dit geldt uiteraard ook voor de vrije planken en legborden
in de stellingen. Als u deze preventieve maatregelen heeft getroffen, moet u ervoor zorgen dat
de situatie ook zo blijft. Dit kunt u als volgt doen:
a. Ga na waar de schimmels het gebouw kunnen binnenkomen. Als u dit heeft ontdekt, neemt u
uiteraard maatregelen om dat tegen te gaan;
Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven 33
b. Controleer en vervang de filters van de luchtbehandelingsinstallatie regelmatig;
c. Reinig kanalen, warmtewisselaars en druipbakken van luchtbehandelingsinstallaties
regelmatig;
d. Als u archiefbescheiden aangeleverd krijgt, controleer deze dan eerst op schimmelgroei.
Dit geldt uiteraard niet als het gaat om dossiers die van de dynamische archieven worden
afgevoerd naar het depot;
e. Als u in de afgevoerde archiefbescheiden inderdaad schimmelgroei aantreft, plaatst u deze in
quarantaine. Als u niet over een geschikte ruimte beschikt, kunt u gebruikmaken van goed
sluitende dozen of plastic zakken;
f. Controleer of "verdacht" materiaal schimmelgroei vertoont. Als dit niet zo is, kunt u het
schoonmaken en opnemen in het archief. Zo ja, isoleer en behandel dan het materiaal.
CONTROLE
Als u preventieve maatregelen heeft getroffen, is het belangrijk om regelmatig na te gaan of deze
nog voldoen. Dit kunt u doen door steekproefsgewijs archiefstukken te controleren. Hierbij moet
u letten op schade en pluis op zowel dozen en omslagen, als op de archiefstukken zelf. Ook stukken
die u heeft uitgeleend, moeten na terugkeer worden gecontroleerd. Verder dient u regelmatig
het depot door te lopen om te kijken of zich ergens schimmelgroei voordoet. Vooral in de zomer
en het najaar, als de kans op schimmelgroei het grootst is, moet u extra controleren. Als u schade,
pluis of schimmel op archiefstukken aantreft, kunt u deze pas terugzetten in het archief nadat ze
zijn schoongemaakt. In ernstige gevallen moet u deze stukken isoleren. Evenals bij het calamiteitenplan
is het aan te bevelen een logboek bij te houden van uw waarnemingen.
BESTRIJDING
Uiteraard moet u bij constatering van een besmetting zo snel mogelijk maatregelen nemen om te
voorkomen dat er meer archiefstukken worden aangetast. Hiervoor moet u het volgende doen:
a. Zet zo nodig de luchtbehandelingsinstallatie stil;
b. Probeer alle besmette archiefstukken te lokaliseren;
c. Neem een monster van het schimmel en laat dit door een deskundige onderzoeken
(determineren);
d. Isoleer de besmette stukken. Dit kan door ze in een aparte quarantaineruimte te plaatsen als u
daarover beschikt. Maar ook goed sluitende dozen zijn voldoende. Doe dit echter niet bij
vochtige archiefstukken, omdat hierdoor de schimmelgroei alleen maar wordt gestimuleerd.
Dergelijke stukken moet zo snel mogelijk worden ingevroren;
e. Voer de besmette stukken af naar de behandelruimte of geef ze mee aan een bedrijf dat is
gespecialiseerd in conservering en restauratie;
34 Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven
f. Voorkom herhaling door de oorzaak van de besmetting weg te nemen. Het kan zijn dat de
Relatieve Vochtigheid te hoog is. Ook kunnen er lekkages of microklimaten zijn opgetreden.
Kunt u de oorzaak niet vinden, dan kan determinatie van de schimmel in de archiefstukken
misschien de oorzaak aangeven.
Vaak bent u niet in staat om de besmetting zelf te bestrijden. Er is een aantal restauratieateliers dat
hierin is gespecialiseerd. Hiermee moet u vooraf afspraken maken.
Tot slot, zorg bij het werken met beschimmeld materiaal altijd voor goede persoonlijke bescherming!
Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven 35
36 Leidraad voor het maken van een intern calamiteitenplan voor archieven
Colofon
Uitgave: Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI)
Redactie: O.W. Hoogerhuis, L.P.E. Kretzschmar, F.W.J. Scholten
Grafische verzorging: Provincie Gelderland, afdeling EPP
Oplage: 2.500 exemplaren
Foto omslag: Archiefkasten na de brand bij het recreatieschap De Brielse Maas, 1998
(Foto: Groenservice Zuid-Holland)
Arnhem, maart 2002
Trefwoorden:

calamiteit, salvage, bereddering, waterschade, natte papieren, natte boeken, natte documenten, nat papier, drogen van papier, drogen van boeken, paper recovery, drogen van documenten, drogen van papier, nat papier, natte documenten, natte boeken, herstel in natura, reinigen, schoonmaken, brand -en waterschadesanering, waterschade, brand, sanering, wateroverlast, brandschade, overstroming, calamiteit, calamiteiten, calamiteitenservice, boeken, documenten, papier, boekhouding, brand, waterschade, onder gelopen kelder, wateroverlast, nat papier, vriesdrogen , schimmel, schimmelbehandeling, schimmelaantasting, drogen, calamiteitenservice, calamiteitenplan, calamiteitenverzekering, verzekering, vriesdroogmachine, vriesdrogen, salvage, archiefopslag, documentbeheer, archiefvernietiging, shockvriezen, vriezen, disaster, freeze-drying, lyophilization, calamiteitenbedrijf, schadeherstel, verzekeringsmaatschappij, reconditionering, expertise, schade-expertise, schadeclaim, herstelbegeleiding, naturaherstel, schade-expert, schademanagers, schadeherstel, schade expert, schade expertise, beredding, incident, noodnummer, spoedinterventies, spoedgeval, leidingbreuk, lek, lekkage, volgelopen kelder, calamiteitenplan, reconstructiekostenverzekering, calamiteitenservice, documenten herstel, documentherstel, drogen van boeken, lyofilisatie, waterschade, brand, restauratie, conservatie, papier, perkament, boeken, papierrestauratie, archieven, bibliotheken, musea , Blue Shield


coresatelier</a>, erkend coresatelier, cores, restauratievakman van boeken en archief, restauratievakman van papier, atelier, restauratie, conservatie, boeken, archief, archiefrestauratie, papier, erkend, restauratieatelier, restauratrice, papier, perkament, gravures, kaarten, charters, zuurvrije dozen, ontzuren, archieven, bibliotheken, musea, reversibel, aquarellen, gouaches, West-Vlaanderen, bewaar de bibliotheken, gedrukt erfgoed, geschreven erfgoed, erfgoed bewaarder, archiefstukken, collecties boeken, restauratie, eerstelijnszorg, boeken restauratie, papier restauratie, perkamentrestauratie, zegel, perkamenten band, papieren band, boeken ehbo, conserverende doos, zuurvrije doos, overslagdoos, boekhersteller, Cores studenten, Coresstudenten, Brugge, Vlaanderen, samenwerking, samenwerkingsverband, vlakken perkament, calamiteiten, schimmelbehandeling, screening, archief, collecties, behoudsmedewerker, inktvraat, documenten, registers, atlassen, akten, posters, tekeningen, Syntra-West, Dumarey, Oudenburg, archief ontsluiten, boekbinder, boekbinden, conservator-restaurator, erfgoedconsulent, Conservering van bibliotheekcollecties, UPLA, competentieplatform, docent, Martine Eeckhout, Marijn de Valk, Competentieplatform voor Conservering en Restauratie van Boeken en Archief, digitaliseren, erfgoedinstellingen, Karel Velle, stadsarchief, Bisdom en Grootseminarie, Openbare Bibliotheek, erfgoedpartners, Rijksarchief, archiefdiensten, bisdom, grootseminarie, OCMW, erfgoedcel, calamiteitenserviceOost-Vlaanderen, Oudenburg, Cores erkend, Cores erkend restauratieatelierrestaurateur, restauratievakman, boekrestauratie, erkend CORES, boekenrestauratie, restauratie boeken, boekhersteller, boeken herstellen, boeken repareren, herinbinden van boeken, boeken EHBO, papierrestauratie, papierrestaurateur, boekenrestaurateur, papier restaurateur, boeken restaurateur, boekrestaurateur, papierrestaurator, papier restaurator, boekenrestaurator, boekrestaurator, boeken restaurator, boek restaurator, conservering, erkend restaurateur, restauratieatelier, CORES, restauratie van handschriften, restauratie van getijdenboeken, restauratie van verluchte handschriften, restauratie van incunabelen, restauratie van oude drukken
Cores

Boekbinder

Boekbinden

Restauratie